RMail aangetekende e-mail of standaard e-mail

Voor belangrijke e-mail, waarbij de aflevering, inhoud of tijdstempels in de toekomst in twijfel kunnen worden getrokken, is standaard e-mail niet goed genoeg. Het gebruik van standaard e-mail voor de bezorging van juridische berichten brengt uitdagingen met zich mee. Verzending via RMail Aangetekende E-mail ondervangt deze uitdagingen op eenvoudige wijze. 

Veelvoorkomende misvattingen over e-mail benadrukken de problemen bij het gebruik van standaard e-mail voor belangrijke e-mails, met name wanneer de afzender niet zeker weet of de ontvanger de ontvangst zal bevestigen. 

• Gedrukte e-mail: Een afgedrukte e-mail (uit een map met verzonden berichten, inbox of archief) kan in een rechtszaak als bewijs worden geweigerd door eenvoudigweg de authenticiteit van de inhoud, het tijdstip van verzending, of de vraag of de e-mail überhaupt is afgeleverd, in twijfel te trekken. Omdat alles in een standaard e-mail gemakkelijk kan worden gewijzigd, kan de ontvangende partij beweren dat de verzendende partij de e-mail heeft gewijzigd. 
• Kopie van e-mail: Een kopie van een e-mail die je naar jezelf of een ander hebt gestuurd, heeft geen invloed op de vraag of een kopie ook is afgeleverd bij de beoogde ontvanger.  E‑mailsystemen zijn vaak zo geconfigureerd dat interne kopieën zelfs nooit het internet bereiken en gewoon van de ene naar de andere bestandsdirectory (mailbox) op de server van de verzender worden verplaatst. 
• Elektronisch archief: Elektronisch opgeslagen kopieën van e-mail in een archief van de afzender of de ontvanger bieden slechts een verslag van wat de archiverende partij beweert dat er is gebeurd.  Zelfs als de archiverende partij de authenticiteit van de inhoud in haar archief forensisch kan bewijzen, zal zij niet in staat zijn om
  • a) de aflevering of het tijdstip van ontvangst te bewijzen indien de ontvanger beweert de e-mail niet te hebben ontvangen, of
  • b) de authenticiteit van de afzender te bewijzen indien de ontvanger beweert een bepaalde e-mail wel te hebben ontvangen.  Het is bijvoorbeeld gemakkelijk voor een ontvanger om een valse e-mail van een afzender te creëren. 
• Bounce-berichten: Vertrouwen op bounceberichten geeft een vals gevoel van veiligheid, aangezien de meeste ontvangende servers bounceberichten uitschakelen vanwege "Directory Harvest Attacks" en "Backscatter Blacklisting" zorgen. Afzenders die GEEN bounce notificatie ontvangen kunnen daar dus niet op vertrouwen om een succesvolle aflevering aan te tonen. 
• Ontkenning van e-mailontvangst: IT-afdelingen zien vaak over het hoofd hoe ingewikkeld het is om bewijsmateriaal te "verpakken" voor presentatie aan andere partijen. Belangrijk is dat, als er een geschil is, hoe men de informatie presenteert aan de arbiter, bemiddelaar, rechter of jury?  Hoe toont men aan dat wat is geproduceerd een authentiek internetverslag is met een precieze inhoud en uniforme tijdstippen van verzenden en ontvangen?  Procesvoerders kunnen eenvoudig wijzen op openbaar onderzoek en beweren dat hun cliënten de e-mail nooit hebben ontvangen of de afzender verzoeken te authenticeren dat de e-mail wel degelijk is ontvangen, wat de ontvangen inhoud inhield, en wanneer deze is ontvangen. Ferris Research, een toonaangevende berichtenanalist, meldt bijvoorbeeld dat "3% van de niet-bulk, business-to-business Internet e-mail niet wordt afgeleverd bij de beoogde ontvanger".  Hoe bewijst je dat jouw kritieke e-mailbericht niet tot die 3% behoorde?