Beheers de toegang tot uw document
RDocs™ biedt verschillende beveiligingsniveaus voor elke behoefte.
Als opsteller van een Rights Protected Document (RPD™) kun je zelf bepalen welk beveiligingsniveau je wil gebruiken.
Level 1: Volg het bekijken
Met beveiliging op niveau 1 hoeft de ontvanger alleen het document te openen en te bekijken.
Als documentmaker/eigenaar van een Rights Protected Document kan je het bekijken ook beperken tot bepaalde geografische locaties of netwerken, bijvoorbeeld alleen binnen je eigen bedrijf.
Daarnaast kun je de inhoud beschermen door de beschikbaarheid van het document nauwkeurig in te stellen en extra beveiligingsopties toe te passen, zoals:
- Bewijs van verzending
- Watermerken
- Tijdstempel plaatsen op het RPD-document
- Afdrukken beperken
- Een document vernietigen
Met beveiliging op niveau 1 weet je hoe vaak en hoe lang een document wordt bekeken, terwijl je nog steeds het bekijken kunt stoppen of verwijderen voor alle kijkers.
Denk aan bijvoorbeeld documenten die tijdgebonden informatie bevatten of vertrouwelijke interne documenten.
Level 2: Volg lezers
In aanvulling op de beveiligingscontrole van niveau 1 biedt de beveiliging van niveau 2 de documentmaker inzichten gekoppeld aan elke lezer.
Hiermee kun je nog meer controle over je inhoud uitoefenen:
- Dynamisch watermerken om Data-lekkers te ontmoedigen
- Toegang voor individuele lezers onderbreken of verwijderen
- Multi-factor authenticatie voor toegang tot je document
Lezers worden geïdentificeerd en gekoppeld aan hun geauthenticeerde e-mailadres. De verzender krijgt inzichten via een web gebaseerd activiteitenlogboek waarin het volgende wordt weergegeven:
- Melding van lezing
- Wie las wat en wanneer
- Volg distributie (doorsturen)
- Hoe vaak het originele document is gelezen
- Tijdsduur van het lezen door elke kijker
- Geografische IP-locatie van elke lezing
Dit maakt RDocs™ een krachtige marketingtool, waarmee u lezers kunt kwalificeren op basis van hoeveel tijd ze hebben besteed aan het lezen van uw documenten en welke pagina's hun interesse het meest hebben gewekt.
Level 3: Beperk lezers
Beveiliging van niveau 3 biedt de documentmaker alle controles en inzichten van de beveiliging van niveau 2, plus de mogelijkheid om heel specifiek te bepalen wie het document kan lezen om zo het doorsturen te voorkomen.
Lezers worden gevolgd en beperkt tot alleen diegenen die vooraf zijn geautoriseerd. Met tweefactorauthenticatie wordt gecontroleerd of de lezer met het e-mailadres dezelfde persoon is als de door de opsteller geautoriseerde ontvanger van het RPD™-bestand
Daarnaast biedt Level 3 beveiliging extra bescherming door de opsteller van het document in staat te stellen:
- Het bekijken van het document te beperken tot een of meer geregistreerde kijkers
- Het doorsturen (verspreiden) van het document door geregistreerde kijkers te beperken
- De lijst met geautoriseerde lezers ook na het verzenden aan te passen
Flexibele distributiemogelijkheden
Met RDocs™ hebben gebruikers de mogelijkheid om hun documenten onmiddellijk te verzenden, waarbij ze onderweg geconverteerd worden naar het RPD™ bestandstype, of om ze te converteren en te downloaden voor handmatige distributie wanneer het hen uitkomt. Deze flexibiliteit biedt controle over het distributieproces terwijl de veiligheid van gevoelige documenten gewaarborgd blijft.
Lezersgemak
Voor uw lezers is toegang tot een RPD™ net zo eenvoudig als het openen van een PDF. U kunt ervoor kiezen om de RPD™ via e-mail te versturen of op uw website te plaatsen om te bekijken of te downloaden. Lezers hoeven alleen maar uw bestand in hun browser te openen om het te bekijken zoals ze dat bij een gewone PDF zouden doen.