Template met statische link

Elke organisatie kent standaard formulieren die vaak ingevuld en getekend moeten worden. Voorbeelden zijn een geheimhoudingsverklaring of een werknemersverklaring. RSign templates zijn hier uitermate geschikt voor. Indien je zo’n template voorziet van een statische link (een unieke URL) is het voldoende om deze link door te sturen naar de beoogd ondertekenaar. Ook kun je de URL opnemen op jullie website zodat een verwijzing naar de betreffende pagina volstaat.

Er zijn twee eisen die speciaal gelden voor templates met een statische koppeling:

• Er kan slecht één rol (ondertekenaar) opgegeven worden.

• Er moet één, verplicht in te vullen, e-mailadres op het template opgenomen worden. 

Template met statische koppeling maken

Bij het maken van een template met statische link ga je te werk zoals beschreven bij het maken van een regulier template. Als een van de eerste acties geef je aan dat een statische koppeling gemaakt moet worden voor dit sjabloon. 

Vanaf dat moment kun je slechts één rol voor een ondertekenaar toevoegen aan het nieuwe template. Probeer je toch een tweede rol toe te voegen dan zie je de nevenstaande waarschuwing. Heb je echter meer dan één rol opgegeven, dan kan de keuze voor een statische koppeling niet meer gemaakt worden. Deze optie is dan niet meer beschikbaar.

Document(en) toevoegen

Voeg een of meer bestanden toe aan dit template.

Bericht sectie is optioneel

Het bericht wordt niet gebruikt en kun je dus leeg laten als je dit template alleen via de link laat gebruiken.

Verplicht e-mail veld

Op een template met statische koppeling is één e-mail veld verplicht omdat het ondertekende exemplaar gestuurd wordt naar de maker van het template én de ondertekenaar. RSign moet daarom beschikken over het e-mailadres van de ondertekenaar. Wil je meer e-mailadressen laten invullen, dan voeg je de overige toe als textveld met restrictie email address.

 E-mail veld: Tekst veld waar een e-mailadres ingevuld kan worden.

• Ondertekenaar, geef aan wie dit veld moet (of kan) invullen.
• Vereist, dit veld is altijd geselecteerd.
• Stuur een bevestigings e-mail om het proces te voltooien zie de toelichting.
• Opmaak (font, afmeting, kleur).

Klik op het groene vinkje om het veld te plaatsen.

 Toelichting: Wil je zeker weten dat het opgegeven e-mailadres correct is kies dan voor het versturen van een e-mail waarmee de ondertekenaar het opgegeven adres moet bevestigen. De transactie is pas compleet als de gevraagde bevestiging gegeven is.

Template met statische koppeling gebruiken

In RSign ga je naar het overzicht met templates. Indien een template voorzien is van een statische koppeling zie je het  symbool in de kolom “Link”. 

Klik op dit link symbool. In het venster wat nu verschijnt zijn drie opties beschikbaar:

• Kopie
  Met Kopie zet je een kopie van deze link (URL) in het clipboard. Je kunt deze link vervolgens in een regulier e-mailbericht plakken of opnemen op een website.
• Uitschakelen
  Met Uitschakelen verbreek je de statische koppeling. Het template is dan niet meer via de (nu vervallen) link te gebruiken.
• Verversen
  Met Verversen genereert RSign een nieuwe statische koppeling, die je opnieuw moet delen. Het gevolg van de actie verversen is dat het template niet meer via de oude (nu vervallen) link te gebruiken is.

Statische koppeling opnemen in een reguliere mail

Je kunt de link eenvoudig opnemen in een regulier bericht, zoals getoond in het voorbeeld rechts.

Statische koppeling opnemen op een webpagina

Iedere organisatie heeft te maken met een aantal standaard verklaringen welke door de medewerkers ingevuld en ondertekend moeten worden. Je kunt deze formulieren eenvoudig maken met RSign en dan opnemen op een interne pagina op de website. De medewerkers kunnen daar het benodigde formulier vinden en invullen. Je beschikt dan over een, rechtsgeldig getekende, digitale kopie welke eenvoudig geautomatiseerd verwerkt kan worden. Een voorbeeld vind je hier.

Template met statische koppeling ondertekenen

Zodra de medewerker of relatie de link heeft aangeklikt wordt het te tekenen document getoond in een nieuwe browser sessie (of tab).

E-mailadres bevestigen

Nadat alle velden ingevuld zijn en het document verstuurd is krijgt de ondertekenaar de bevestiging van RSign. Heb je op het template, bij het verplichte e-mailadres aangegeven dat een bevestiging gevraagd moet worden dan wordt het volgende bericht getoond :

Een e-mail met vraag om de transactie te bevestigen is dan gestuurd naar het opgegeven e-mailadres.