Misvattingen over ontvangst van e-mail - deel 2

De meeste geschillen met betrekking tot e-mails, gaan over de vraag wie wat gezegd heeft en wanneer. Als een e-mail niet aankomt, mist de beoogde ontvanger een deel van de conversatie. Dit kan grote gevolgen hebben, zoals ontspoorde onderhandelingen, financiële schade en/of reputatieschade.

Is het u ooit gebeurd, dat e-mail in cyberspace verloren ging? In deel 2 van onze miniserie over e-mail: vaak aangevoerd bewijs van de inhoud van een e-mailconversatie... dat geen bewijs ís.

 1. Ik kopieer mijn assistent in en hij/zij slaat het bericht op in het dossier (afdruk op papier of als PDF). Als het nodig is, kan ik zo onweerlegbaar bewijzen wie wat heeft gezegd en wanneer precies.

Helaas, dat is een verkeerde aanname.

Waarom? De afdruk of pdf is handig voor uzelf maar is zeker geen bewijs van wat werkelijk is gebeurd of afgesproken. De inhoud en het tijdstip van verzending van een e-mail is namelijk bijzonder gemakkelijk aan te passen. De authenticiteit daarvan wordt dan ook regelmatig betwist.

Als de authenticiteit van een e-mail wordt aangevochten, wordt een print of pdf van de e-mail vaak afgewezen als bewijs. De ontvanger kan simpelweg beweren dat hij de e-mail nooit heeft ontvangen. Als uw print het antwoord van de ontvanger bevat maar de ontvanger een kopie heeft die daarmee niet overeenstemt, wordt het moeilijk om te bewijzen welk van de twee berichten authentiek is.

 2. Ik bewaar alles in mijn archief, verzonden items en/of inbox. Daarom kan ik altijd bewijzen wanneer mijn e-mail ontvangen is en wat er in stond.

Helaas, dat is een verkeerde aanname.

Waarom? De meeste e-mailarchieven slaan hooguit de helft van de transactiedata op. Opgeslagen verzonden items, laten zien wat u claimt te hebben verzonden. Maar dat bewijst niet wat daadwerkelijk werd ontvangen. Met een paar klikken van uw muis kunt u berichten in uw verzonden items of inbox wijzigen. Daarom is de bewering dát u iets veranderd heeft, moeilijk te weerleggen. In het geval van een dispuut, hebben uw bewaarde e-mails dus niet veel bewijslast.

Vraagt u zich af hoe gemakkelijk het is om een e-mail aan te passen? Hier volgen een aantal algemeen bekende methodes:

• Tijdstip van verzending/ontvangst veranderen: Stel dat u een deadline heeft gemist? Dan kunt u dit feit verdoezelen door uw e-mail te anti-dateren. U zet gewoon de klok op uw computer een paar uur terug en verstuurt uw e-mail. Mailprogramma’s zoals Microsoft Outlook nemen de tijd van uw systeemklok over. Het tijdstip in het verleden verschijnt dus als ‘verzendtijd’ op uw bericht en in uw verzonden items. E-mails worden in chronologische volgorde weergegeven. Dus wanneer uw e-mail in de inbox van de ontvanger belandt, lijkt het ook alsof uw bericht al lang geleden verzonden werd.
• De inhoud van uw bericht veranderen: In veelgebruikte e-mailprogramma’s zoals Microsoft Outlook, is het gemakkelijk om een verzonden bericht aan te passen. U opent simpelweg het bericht en kiest in de menubalk ‘Acties’ en dan ‘Bericht bewerken’. Als u klaar bent, slaat u het veranderde bericht op. Zo gemakkelijk is het. Uw bericht zal voor altijd in veranderde staat opgeslagen blijven in uw inbox of map met verzonden items. Het feit dat u de e-mail heeft aangepast, is nauwelijks te detecteren. Zeker wanneer u het bericht in geprinte vorm of als PDF opslaat, kunt u later niet meer vaststellen wat er in het originele bericht heeft gestaan.

Vermoedt u dat iemand met de inhoud van zijn e-mail heeft geknoeid? Dan kunt u erop wijzen hoe gemakkelijk het is om aanpassingen te maken, en vragen om steviger bewijs. Authenticatie van het bericht, bijvoorbeeld.

• Onbetrouwbare leesbevestiging: Veel e-mailprogramma’s hebben de mogelijkheid een ‘leesbevestiging’ te ontvangen. Deze hebben weinig waarde aangezien het simpele tekstbestanden zijn waarvan het tijdsstempel en de inhoud gemakkelijk veranderd kan worden (zie punt b). Daarnaast zegt een leesbevestiging niets over de inhoud van het originele bericht en over eventuele bijlagen.

Een ander probleem is, dat de ontvanger ervoor kan kiezen om geen leesbevestigingen te versturen. Ofwel door het account zo in te stellen dat er nooit een leesbevestiging verzonden wordt, of door op individuele basis geen toestemming te geven voor verzending van de leesbevestiging. In zijn algemeenheid geldt, dat u zelden een leesbevestiging zult ontvangen van ontvangers buiten uw bedrijf of netwerk. Dat geldt zowel voor leesbevestigingen van Microsoft Outlook als van Gmail en andere e-mailprogramma’s.

In deel 3 van onze driedelige miniserie over e-mail bespreken we hoe u wél rechtsgeldig bewijs kunt leveren. Niet alleen ontvangst van het bericht, maar ook van de precieze inhoud daarvan en van eventuele bijlagen.

P.S. Heeft u deel 1 van deze miniserie gemist?