Misvattingen over ontvangst van e-mail - deel 1

Uw klant beweert dat hij een belangrijke e-mail die u hem stuurde, nooit heeft ontvangen. Kent u dat? Of hoort u dat wel eens van collega’s of medewerkers? Dan is onze miniserie van drie blogs over e-mail echt iets voor u. We bespreken een aantal misvattingen over verzending en ontvangst van e-mail. Ook laten we u zien hoe u ‘welles-nietes’-spelletjes over belangrijke e-mails kunt voorkomen.

1. Ik kreeg geen foutmelding, dus mijn e-mail is aangekomen.

Helaas, dat is een verkeerde aanname.

Waarom? E-mailspecialisten schatten dat meer dan de helft van de ontvangende mailservers geen foutmeldingen versturen. Vraagt u zich af waarom sommige mailservers worden geconfigureerd om geen foutmeldingen te versturen? Nou, dat zit zo: 

Spammers versturen vaak e-mails naar elk denkbaar e-mailadres met uw domeinnaam erin. Ze gebruiken geautomatiseerde systemen om e-mails te sturen naar  u.naam@uwfirma.nl, uw.naam@uwfirma.nl, uw.n@uwfirma.nl enzovoorts. De meeste van deze e-mailadressen kloppen natuurlijk niet. Stel dat uw mailserver voor al die adressen een foutmelding verstuurt? Dan kan de provider aan de andere kant denken dat een hele partij spam aan het versturen bent en u op de zwarte lijst zetten. Zolang uw domein op de zwarte lijst staat, wordt alle e-mail geweigerd. Ook legitieme e-mails. Die verdwijnen dan in cyberspace en bereiken de geadresseerde nooit. Tenminste, niet voordat uw IT-mensen ervoor hebben gezorgd dat u van de zwarte lijst wordt gehaald. Dit verschijnsel heet "Backscatter blacklisting".

 2. Ik kopieerde mezelf in (cc of bcc) en ontving de e-mail. Daardoor weet ik zeker dat mijn bericht bij alle geadresseerden is aangekomen.

Helaas, dat is een verkeerde aanname.

Waarom? Ontvangst van e-mail die binnen de eigen organisatie verstuurd is, heeft geen relatie met internet en vormt zeker geen bewijs van aflevering. Technisch gezien zit dat zo:

In het voorbeeld bent u zowel de verzender als de ontvanger van de e-mail. Verzender en ontvanger hebben dus hetzelfde domein ("@ uwfirma.nl"). Over het algemeen verloopt verzending dan lokaal en niet via internet. De e-mail gaat van uw computer naar uw mail server. Die ziet dat de ontvanger hetzelfde domein heeft als de server zelf. De server concludeert dat het bericht niet via internet verzonden hoeft te worden. In plaats daarvan, wordt de e-mail direct in de lokale mailbox van de ontvanger gezet.

Wat gebeurt er dus als u een bericht verstuurt aan een externe partij en uzelf of collega’s kopieert? Het bericht aan uzelf en of collega’s blijft op de interne mailserver, en het bericht aan de externe partij wordt verzonden via internet. U heeft er geen controle over of het bericht daadwerkelijk wordt afgeleverd. Uw eigen kopie geeft hiervoor geen enkele garantie.

In deel 2 van deze miniserie ontmaskeren we een aantal misvattingen omtrent bewijs van aflevering.

Wilt u zeker weten dat uw e-mail is afgeleverd? Omdat u daar bewijs van nodig heeft of gewoon omdat het u gerust stelt? Gebruik dan een e-mail trackingservice zoals RMail. RMail werkt net zo simpel als een gewone e-mail en vereist geen actie van de ontvanger. Die hoeft dus niet op een link te klikken, een account aan te maken of software te downloaden.