Stap 1/2 - Maak een RSign envelop
Zoals eerder aangegeven hanteert RSign de analogie van een envelop met daarin één of meer te ondertekenen documenten. Het vorige hoofdstuk beschreef de stappen die nodig zijn voor het maken en versturen van een eenvoudige RSign opdracht. In dit hoofdstuk gaan we verder in op de envelop en de mogelijke opties.
Bestanden bijvoegen
Je kiest één of meer bestanden, een template of een rule.
- Document
Ondersteund worden Officedocumenten versie 2010 en later (Word, Excel, PowerPoint), PDF, HTML en Tekst. Documenten kun je uploaden vanaf jouw lokale PC, Google Drive, Microsoft OneDrive of Dropbox. - Template (Sjabloon)
Templates zijn bedoeld voor standaard documenten die vaker gebruikt worden, zonder tekst aanpassingen. Voordat een template gebruikt kan worden moet deze eerst door jou, of een collega gemaakt en opgeslagen worden. Meer over templates vindt u in sectie 7 - Templates en rules. - Rule
Rules zijn bedoeld voor vaker gebruikte documenten, waarbij beperkte aanpassing aan de tekst mogelijk is. Belangrijk hierbij is dat de positie van de invulvelden vast staat en blijft. Voordat een rule gebruikt kan worden moet deze eerst door jou of een collega gemaakt en opgeslagen worden.
► Bij een rule hoort ook een passend document. Dit document moet ook aan de envelop toegevoegd worden.
Ondertekenaars kiezen
Geef het aantal ondertekenaars, de naam en het e-mailadres op. Maak je gebruik van de optie “In volgorde ondertekenen” geef dan de ondertekenaars op in de juiste volgorde. Eventuele cc-ontvangers geef je als laatste op.
► Indien je gebruik maakt van een template of rule, kies deze dan eerst en pas daarna de ontvangers aan.
Kies je een template of rule dan wordt het aantal ontvangers aangepast aan de definitie in het sjabloon. Ook wordt de in het template gehanteerde rol vermeld in het vak voor de naam van de ontvanger.
Bericht toevoegen
Hier schrijf je een begeleidend memo. Het onderwerp en de hier ingevulde tekst worden overgenomen in de uitnodiging die RSign stuurt naar alle ondertekenaars. Je kunt hier ook kiezen voor het gebruik van een eerder gemaakt en opgeslagen berichtsjabloon.
► Indien je gebruik maakt van een template of rule, kies deze dan eerst en pas daarna de memotekst aan.
Kies je een template of rule dan wordt het daarbij opgeslagen bericht overgenomen. Eventueel eerder ingevoerde tekst wordt overschreven.
Opties op de RSign envelop
Alle hier beschreven opties gelden voor de complete envelop.
► Indien je gebruik maakt van een template of rule, kies deze dan eerst en pas daarna de opties aan.
► Bij een template en een rule geeft de maker aan of de opties aangepast mogen worden.
Nadat je gekozen hebt voor het maken van een nieuwe RSign opdracht zie je aan de linkerzijde van het scherm een overzicht van de beschikbare opties.
Geldigheidsduur, datum formaat en automatische herinneringen
Hier kies je de termijn waarbinnen het document getekend moet worden.
- Verloopt in:
geeft de periode aan waarbinnen het document getekend moet worden. Mogelijke waarden zijn: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 14, 30, 60 en 90 dagen. Binnen de opgegeven periode moeten alle ondertekenaars getekend hebben. - Datum formaat:
EU (Dag-Maand-Jaar) of US (Maand-Dag-Jaar). - Verstuur herinnering na:
Indien een ondertekenaar binnen het aantal opgegeven dagen of weken geen actie ondernomen heeft stuur RSign een herinnering. - Herinner daarna na:
Na de eerste herinnering wordt deze herhaald na het opgegeven aantal dagen of weken.
Toegangsauthenticatie
Hier geef je aan of er extra beveiliging gebruikt wordt voor deze transactie. Je kiest uit:
- Selecteer: de standaard optie zonder aanvullende beveiliging.
- Eind-tot-Eind: zowel voor het ondertekenen als voor het openen van het getekende documenten is het opgegeven wachtwoord nodig.
- Vereist om een getekend document te openen: het opgegeven wacht-woord is alleen nodig om het getekende document te openen.
Onder het keuzeveld kun je een zelf te bepalen wachtwoord opgeven. Als je dit veld leeg laat genereert RSign een wachtwoord.
Met de optie “Stuur toegangscode per e-mail” kun je aangeven dat RSign het wachtwoord via e-mail stuurt naar alle ondertekenaars. Laat je dit vak leeg, dan ben je zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van het door jou gekozen wachtwoord.
► Een door RSign gegenereerd wachtwoord wordt altijd per e-mail doorgegeven.
Tussentijdse meldingen
Zijn er meerdere ondertekenaars dan geef je met deze optie aan dat je een bericht wilt ontvangen zodra een van de ondertekenaars getekend heeft.
Handtekeningcertificaat op PDF
Het RSign Handtekeningcertificaat is het feitelijke bewijs dat jouw document getekend is. Kiest je hier -J- dan wordt het certifcaat toegevoegd aan het getekende document. Kiest je hier voor -N- dan wordt het handtekeningcertificaat als apart document geleverd. Zie ook sectie 3.8 Getekend document met handtekeningcertificaat.
PDF opslaan op RSign server
Hier kun je aangeven of een kopie van het getekende document opgeslagen wordt op de RSign servers.
XML-bijlage tonen
Bij een geautomatiseerde verwerking van het resultaat van een RSign transactie kan gebruik gemaakt worden van een XML-bijlage. Deze bijlage bevat gedetailleerde informatie over de ondertekenaars en alle gegevens die in de velden op het document zijn ingevuld. Je geeft hier aan of deze XML-bijlage wordt toegevoegd aan het bericht met ondertekend document. Alleen de originele verzender krijgt de XML-bijlage.
Bestanden bijvoegen door ondertekenaar
Indien een ondertekenaar in staat moet zijn om, naast de ingevulde gegevens en de handtekening, ook bijlagen toe te voegen kies je hier voor “-J-”. Een ondertekenaar heeft dan de beschikking over een “Bijlagen” knop waarmee extra bestanden aan de envelop kunnen worden toegevoegd.
Documenten splitsen
Indien je meerdere documenten in een envelop laat tekenen kun je hier aangeven dat deze documenten aan het einde van het proces weer gescheiden worden.
Voor alle bovenstaande opties kan een standaardwaarde gezet worden bij “Instellingen”. Ook kan daar aangegeven worden dat instellingen die nooit veranderen niet meer bij de envelop getoond worden. Zie hiervoor sectie 9 Instellingen.
Stap 1 afsluiten
Na afronden van bovenstaande stappen klik je op “Volgende” rechtsboven of onderaan het scherm. Je kunt ook kiezen voor “Opslaan als concept” om dit RSign verzoek later af te maken.