Aanpasbare Tags voor RMail E-Sign
Een E-Sign Tag is een merkteken in het contract welke door RMail E-Sign bij handmatig ondertekenen vervangen wordt. Door het gebruik van Tags wordt het ondertekenen van een document sterk vereenvoudigd en beter geschikt voor het ondertekenen op een smartphone of tablet.
Er zijn twee soorten E-Sign tags:
Het document “Gebruik RTags” beschrijft hoe Tags gebruikt worden in een document.
Standaard tags
Met E-Sign Tags - een unieke functie in het RMail systeem - is de verzender in staat om een set van vooraf gedefinieerde plaatshouders in een Word document op te nemen. Deze plaatshouders worden gekoppeld aan de invoer die door de ondertekenaar wordt verstrekt tijdens het ondertekenen van een document via E-Sign.
Hierdoor kan de verzender een getekend document ontvangen met de opgegeven waarden opgenomen in de uiteindelijke PDF. De ondertekenaars kunnen hun informatie zoals Naam, Datum, Titel (optioneel), en Handtekening op de gewenste plaats in het contract invoeren met behulp van de formulier veld tags.
| <<name×>> | de naam van ondertekenaar x |
| <<title×>> | de functie (job title) van ondertekenaar x |
| <<initials×>> | de initialen van ondertekenaar x |
| <<date×>> | de datum waarop ondertekenaar x het document getekend heeft |
| <<signature×>> | de handtekening van ondertekenaar x |
De "x" in de Tag geeft de tekenvolgorde van de ondertekenaar aan. Gaat een document naar één persoon dan worden de Tags dus <<name1>>, <<title1>> etc.
Deze Tags worden door RMail vervangen door de gegevens welke, door de ondertekenaar, opgegeven zijn op het afsluitende scherm, waar ook de "Ik ga akkoord" knop te vinden is. Alleen de Tags welke zijn opgenomen in de overeenkomst worden gebruikt.
Bij gebruik van Tags raadt RPost Nederland aan om de Annotatie optie uit te (laten) zetten. De ondertekenaar ziet de Tag niet bij het ondertekenen en zal geneigd zijn om zelf ook iets op deze plaats te zetten. Het gevolg is dubbele, en daarmee slecht leesbare, informatie op het getekende document.
Aanpasbare tags
Tag Structuur
Aanpasbare tags bestaan uit verschillende secties/velden gescheiden door een komma "," tussen hoekige haakjes "<< >>"
<<[VOLGORDE], [LABEL], [VELD_TYPE + LENGTE], [ONDERTEKENAAR], [OPTIONEEL]>>
Tag Velden:
- Volgorde
- Label
- Veld Type
- Ondertekenaar
- Optioneel
1. Volgorde
Een numerieke waarde die de volgorde aangeeft waarin de velden aan de ondertekenaar worden getoond op de "pagina met handtekeningen voor documenten", van boven naar onder.
Mogelijke waarden: gehele getallen (1,2,3, enz.)
2. Label
Een tekenreeks wordt weergegeven als label van het formulierveld dat door de ondertekenaar moet worden ingevuld. Het label moet tussen dubbele aanhalingstekens "" staan. Als lege aanhalingstekens gebruikt worden (of indien het label twee opeenvolgende aanhalingstekens bevat), wordt het label van het veld blanco gelaten.
Mogelijke waarden: elk teken in elke taal, met een maximumlengte van 25 tekens.
3. Veldtype + Lengte
Aard van het veld, gebruikt om de ingevoerde waarden te controleren.
Mogelijke waarden: N = numeriek, AN = alfanumeriek, D = datum, TS = tijdstempel, C = checkbox, S = handtekening + Lengte (Lengte alleen relevant voor N en AN veldtypes).
Hieronder zie je voorbeelden van de verschillende veldtypes die je in het Word-document kunt gebruiken.
Het is verplicht om de lengte van Numerieke (N) en Alfanumerieke (AN) velden op te geven bij het maken van een Tag.
Voorbeeld: AN20 duidt op een alfanumerieke tag waarin is voorzien dat de ondertekenaar maximaal 20 tekens kan invoeren.
In Numeriek veld (N) kunnen alleen positieve getallen ingevuld worden. De ondertekenaar kan geen niet numerieke tekens invoeren in Numerieke velden. Nadat de maximumlengte is bereikt, is geen extra invoer meer toegestaan.
4. Ondertekenaar
Dit veld wordt gebruikt om aan te duiden welke tag bij welke ondertekenaar hoort, opgesomd in volgorde in het "Aan:" veld.
Mogelijke waarden: gehele getallen (1,2,3, enz.)
Dit veld moet worden gebruikt als er meer dan één ondertekenaar is voor het document dat is gespecificeerd in het "Aan" veld van een e-mailbericht. De waarde van het veld “Volgorde ondertekenaar” stemt overeen met de volgorde waarin de ontvangers worden weergegeven in het veld "Aan".
5. Optioneel
Standaard is het verplicht voor de ondertekenaar om input te geven voor alle Tag-velden in een word document. Dit wordt in de web gebruikersinterface aangegeven met een rode asterisk (*) die aan het veldlabel wordt toegevoegd. De verzender kan een invoerveld echter optioneel maken door een "O" toe te voegen.
Voorbeelden
<<1,"Bedrijfsnaam", AN20,1>>
Verplicht, alfanumeriek veld van maximaal 20 tekens voor de eerste ondertekenaar, weergegeven boven de andere velden.
<<2,"Geboortedatum",D,2,O>>
Facultatief datumveld voor de tweede ondertekenaar, weergegeven op de 2e plaats van boven naar beneden.
<<3,S,1>>
Verplicht handtekeningveld voor de eerste ondertekenaar, weergegeven op de 3e plaats van boven naar beneden, zonder extra label.
Tag opmaak
De kleur, het lettertype en de lettergrootte van elke tag worden bepaald door de eigen kleur, het lettertype en de lettergrootte van de tag. U kunt dit bekijken nadat het document is ondertekend en de waarden in het document zijn toegewezen.