Visma HRM en RSign

Je zult maar op een administratie van een groot accountantskantoor werken en soms wel 30 nieuwe medewerkers tijdens je parttime ochtend moeten invoeren. Jou is de inspirerende taak toebedeeld om de gegevens van nieuwe medewerkers geheel foutloos van een blaadje over te typen. Vervolgens documenten te scannen. En deze in het juiste mapje in het Elektronisch Dossier te laten landen. Vervolgens de gegevens van de volgende nieuwe medewerker geheel foutloos over te typen. Documenten te scannen en uploaden. Typen, scannen, uploaden… Typen, scannen, uploaden… Een herhalende handeling waar je minder hersenactiviteit voor nodig hebt dan dat van een gemiddelde aardappel. Saai! Niet motiverend! Monkey job!

Samen met Visma Raet en Visma Youserve werkt RPost Nederland aan het optimaliseren van processen in Visma.net HRM & Payroll. Werk slimmer, niet harder is hierbij het uitgangspunt. Vorige week hebben we het eerste proces opgeleverd, te weten het Indienstproces. 

Een nieuwe medewerker ontvangt een e-mail met daarin een link naar een RSign formulier. De medewerker vult zijn of haar persoonsgegevens in en voegt de benodigde bijlagen toe. Vervolgens zal een robot deze gegevens ophalen en verwerken in Visma.net HRM & Payroll. Hiermee start de administratie van gegevens van nieuwe medewerkers écht bij de bron, de nieuwe medewerker zelf. 

Nadat de gegevens foutloos door de robot zijn ingevoerd start er een workflow die ervoor zorgt dat de juiste taken bij de juiste personen terecht komen. Denk hierbij aan het aanvragen van een inlogaccount of bestellen van een laptop. Een volledig geautomatiseerd proces, waarbij gegevens maar één keer hoeven worden ingevoerd, fouten worden voorkomen en een groot aantal menselijke handelingen overbodig zijn geworden.