Nieuwsbrief nr 1

De functionaliteit van RMail en RSign wordt continu uitgebreid en wij realiseren ons dat het bij gebruikers niet altijd bekend is dat er nieuwe functies beschikbaar zijn. Daarom zullen wij een aantal keer per jaar een Nieuwsbrief maken, met daarin informatie over de nieuwe mogelijkheden van RMail, RSign en de RPost Integrator.

In deze eerste nieuwsbrief de volgende onderwerpen:

RMail

• Nieuwe versie van de Outlook App (nieuwe naam voor Outlook Plugin)
• Nieuwe mogelijkheden Tracking Portal
• Instructievideo’s

RSign

• Beschikbaarheid Bulk-optie
• Privacy
• Instructievideo’s

RPost Integrator

• Nieuws over de RPost Integrator in combinatie met Visma.net HRM & Payroll

Veilig mailen

De Outlook app (vanaf versie 11.3 en hoger) heeft op het gebied van veilig e-mailen een aantal unieke nieuwe mogelijkheden gekregen. Een deel daarvan is gericht op het verkleinen van de kans op menselijke fouten. Hieronder vind je een overzicht met een korte beschrijving van de functies. Sommige functies zijn alleen beschikbaar bij gebruik van de Outlook App. Meer informatie over de mogelijkheden van de nieuwe Outlook app vind je op onze website.    Lees meer over veilig mailen.

RMail Recommends (alleen Outlook app)

Als een gebruiker op de “Verzenden-knop” van Outlook klikt in plaats van op de RPost button, wordt een bericht per ongeluk toch onbeveiligd verzonden. Met Recommends krijgt de gebruiker in een pop-up een aanbeveling op basis van bepaalde kenmerken van het bericht. Daarnaast is het mogelijk om voor het e-mailadres van een ontvanger of het domein van een ontvanger een specifieke actie (aangetekend, beveiligd) in te stellen.    Meer over RMail Recommends

RMail Right Recipient (alleen Outlook app)

Een veel voorkomend probleem is dat berichten naar een verkeerd adres gestuurd worden door o.a. de adres suggesties van Outlook. Als de gebruiker een beveiligde e-mail stuurt naar een mailadres dat niet eerder is gebruikt voor beveiligde mail, dan wordt dit aan de verzender gemeld. De verzender kan het adres nogmaals controleren. Hiermee helpt de RMail Outlook app je bij het voorkomen van verkeerd geadresseerde berichten.    Meer over Right Recipient

RMail Redact

Wel eens een beveiligde mail gestuurd en een niet-beveiligde reply ontvangen? Dan gaat de vertrouwelijke informatie, ondanks jouw inspanning, alsnog onveilig over het internet. De Redact functie biedt de verzender de mogelijkheid om binnen het bericht aan te geven welke informatie gevoelig is. Deze informatie wordt uit het bericht verwijderd en als tekst bijlage meegestuurd. Het voordeel is dat bij een reply op het bericht de gevoelige informatie geen onderdeel is van het bericht. Het activeren van Redact kun je aanvragen door een mail te sturen naar support@rpost.nl.    Meer over RMail Redact

RMail onzichtbare inkt (alleen Outlook app)

Zodra je een e-mail hebt verstuurd heb je geen controle meer over de inhoud. Als verzender zou je dan de mogelijkheid willen hebben om informatie te delen met (een deel van) de geadresseerde(n) zonder dat deze info permanent in het bericht beschikbaar blijft. Daar heeft RPost het volgende op gevonden. Door gebruik te maken van onzichtbare inkt kun je er als verzender voor zorgen dat bepaalde gevoelige informatie slechts beperkt en tijdelijk toegankelijk is. Als verzender bepaal het aantal keren dat de informatie bekeken kan worden en ook hoelang de informatie door de ontvanger bekeken kan worden. Daarna verdwijnt de informatie.    Lees hier over Onzichtbare Inkt

Digitale handtekening

In de Tracking Portal kun je het RMail e-Sign ondertekening proces volgen. De Tracking portal is vernieuwd. Het ziet er niet alleen anders uit, maar heeft ook meer mogelijkheden. Nieuw is de mogelijkheid om het ondertekenproces af te breken nadat het ondertekenverzoek al is verzonden. Een veel gehoorde wens die nu is gehonoreerd.

Gebruikers vanuit verschillende organisaties hebben gevraagd om de mogelijkheid om in de Tracking portal niet alleen de eigen onderteken verzoeken te kunnen volgen, maar ook die van collega’s. Het is nu mogelijk om aan een gebruiker admin-rechten toe te kennen, waardoor hij/zij de status van alle verzoeken krijgt te zien. Het toekennen van admin-rechten kan door de contactpersoon binnen de organisatie worden aangevraagd, door een verzoek te mailen naar support@rpost.nl.

RMail ondertekenverzoek zonder PDF

Tot voor kort werd de te ondertekenen PDF altijd opgenomen in het ondertekenverzoek. In de praktijk zorgt dit soms voor verwarring bij ontvangers. Het is nu mogelijk om de PDF niet op te nemen in het ondertekenverzoek. De keuze kan niet per bericht ingesteld worden en is onderdeel van de door RPost Nederland uit te voeren configuratie. Wil je gebruik maken van deze mogelijkheid, stuur dan een verzoek naar support@rpost.nl.

RMail instructievideo's

Op de website van RPost Nederland vind je verschillende instructievideo's en een link naar meer meer video’s op de Amerikaanse website van RPost.

Bekijk de video’s over RMail.

Ook de ontwikkelingen bij RSign staan niet stil. Hieronder noemen we de twee belangrijkste wijzigingen/uitbreidingen.

RSign Bulk-Optie

Met behulp van de RSign bulk optie is het mogelijk om standaard documenten te versturen naar een groot aantal personen. Via de RSign web interface behoud je het overzicht op de voortgang. Om gebruik te kunnen maken van de bulk-optie moet deze geactiveerd worden. Het activeren van de bulk-optie kun je aanvragen via een mailtje naar support@rpost.nl.    Lees meer over de RSign Bulk Optie.

RSign Privacy

Bij gebruik van RSign kan je de documenten laten opslaan op de RSign server. Om zeker te weten dat deze documenten alleen voor jou toegankelijk zijn maak je gebruik van de nieuwe “privé modus”.

Wil je meer weten over de opties waarmee de opslag van (getekende) documenten voldoet aan de AVG richtlijn neem dan contact met ons op (support@rpost.nl).

RSign instructievideo’s

Op de website van RPost Nederland vind je verschillende instructievideo's en een link naar nog meer video’s op de Amerikaanse website van RPost.    Bekijk de video’s over RSign.

RPost Integrator, getekende documenten opslaan in het Visma HRM & Payroll Elektronisch Dossier

De RPost Integrator archiveert digitaal getekende documenten in het Visma.net HRM & Payroll Elektronisch Dossier van de medewerker die het document (ook) getekend heeft. De restrictie was altijd dat het originele document moest worden gemaakt in en verzonden vanuit Visma.net HRM & Payroll. Deze restrictie is vervallen.

Niet alleen uit Visma

De Integrator kan nu ook getekende documenten in het Visma.net HRM & Payroll Elektronisch Dossier archiveren wanneer het origineel niet vanuit deze applicatie verzonden is. Wil je gebruik maken van deze mogelijkheid, stuur dan een bericht naar support@rpost.nl.

Teams

Een andere nieuwe functie van de Integrator is de ondersteuning van (verschillende) Teams bij de berichtgeving over het resultaat. Indien meerdere teams gebruik maken van Visma kan de Integrator de melding dat een document gearchiveerd is naar het juiste team sturen.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van de RPost Integrator in combinatie met Visma.net HRM & Payroll neem dan contact met ons op. Bel naar 088 099 44 00 of stuur een mail naar info@rpost.nl.

Als je naar aanleiding van deze nieuwsbrief vragen hebt, aarzel dan niet om met ons contact op te nemen.